Eventos – Articulo 3

A la hora de centrarse en el espacio donde se va a celebrar el congreso, feria o exposición hay que diferenciar entre la ciudad elegida y el recinto o espacio físico en el que se desarrollará el evento. En la organización de un congreso, feria o exposición es primordial tener en cuenta sus características y el aforo necesario para su desarrollo. Por otra parte, hay que tener en cuenta otras cuestiones como los requisitos de organización del evento, la existencia o no de exhibición comercial y su tamaño, la necesidad de diferentes salas o de un gran auditorio, la tradición de ediciones anteriores o el ambiente que se quiera propiciar en el evento. En nuestra empresa, se organizó el V Foro del Regadío, donde se tuve en cuenta requisitos que cumplir como: 1. Es deseable que la ciudad donde se vaya a celebrar el congreso disponga de buenos accesos por avión, tren, coche o barco. Por ello, la calidad de la infraestructura del transporte público puede considerarse un valor añadido no solo para los asistentes, sino también para hacer el evento más sostenible. Desde el punto de vista del organizador del evento, el transporte es un punto decisivo que se ha de tener en cuenta en la logística de la organización. 2. Los eventos cada vez más necesitan unos requisitos tecnológicos imprescindibles, así como una buena conexión a internet a través de fibra óptica, es necesario contar con una red wifi potente y fiable con cobertura en todos los espacios del recinto que permita a los asistentes conectarse en cualquier momento a aplicaciones interactivas que requiera el tipo de congreso en cuestión. 3. Otra característica que se tiene en cuenta para la elección del espacio donde celebrar el evento es elegir entre una ciudad y otra por el atractivo que aportan a la celebración del evento en cuestión. 4. También es importante hacer un buen estudio de la oferta de servicios en el destino. Aunque lo más habitual para la producción del congreso es contratar a proveedores de confianza con los que se trabaja y a los que se conoce y que estos puedan desplazarse desde otros lugares, hay una serie de servicios que conviene contratar en el ámbito loca. Entre ellos conviene conocer la oferta de los servicios auxiliares más comunes: catering, servicios de vigilancia y limpieza, imprenta digital, servicios de traducción e interpretación, fotógrafos o azafatas. Al fin y al cabo, contar con grandes espacios para exposiciones y cualquier evento ferial es el principal motivo para la celebración.