¿Qué hacer antes de la fecha prevista de un congreso? Se recomienda elaborar una convocatoria que contenga el título del evento, la fecha, la ciudad y la institución sede del evento. Esta convocatoria deberá establecer el objetivo de la realización del congreso y las personas a quienes va dirigido, las temáticas a abordar y las actividades a realizar como parte del programa del congreso: ponencias orales y carteles, conferencias magistrales, foros de discusión, exposiciones, cursos y/talleres y eventos culturales y/o deportivos.
Se recomienda pedir asistencia a un diseñador gráfico para la elaboración del material publicitario del evento y las aplicaciones necesarias. Pueden elaborarse documentos de referencia con los elementos que se espera que contenga el diseño para que el diseñador pueda elaborar varias propuestas iniciales de las que surgirá la imagen final del congreso cuando sea sometida a votación en alguna de las reuniones del comité organizador. Se sugiere la creación de una página de internet que contenga información relacionada con el evento que se va a realizar. Se debe contactar un diseñador de páginas web que pueda realizar el diseño básico con imágenes y contenido proporcionado por el comité de organización del congreso. En cuanto al contenido, éste puede incluir información general del evento, de las entidades organizadoras, sugerencias de lugares para hospedarse, sitios de interés en la entidad huésped u opciones de transporte. Se deberá invitar a los conferencistas de acuerdo con el tema elegido para el congreso y elaborar una base de datos con los posibles candidatos tomando en cuenta su línea de trabajo, su reconocimiento y sus posibles aportaciones temáticas al congreso. Para realizar la invitación se elaborará un formato de carta invitación en el idioma de cada participante que contenga el tema del evento y la importancia de la aportación que pudiera brindar con su participación. Para todo ello, necesitamos de un lugar donde realizar estos eventos culturales. Un congreso requiere de espacios suficientes para albergar las diferentes actividades a realizarse. La solicitud de los espacios se hará dependiendo de las necesidades, de las actividades planeadas y del número de asistentes esperado.
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